Ratgeber

Vereinskleidung sammelbestellen

Neue Trikots, der Trisuit für die Liga, Hoodies für den Lauftreff: Einzeln bestellt wird es teuer, und viele Hersteller liefern erst ab einer Mindestmenge. Eine Sammelbestellung löst das – wenn Frist, Größen und Abrechnung klar geregelt sind.

Ablauf einer Bestellrunde

  1. Artikel und Hersteller festlegen. Welche Teile gibt es in dieser Runde, zu welchem Stückpreis, und ab welcher Menge liefert der Hersteller?
  2. Frist setzen. Rechnen Sie vom Termin zurück, zu dem die Kleidung da sein soll: Lieferzeit des Herstellers plus ein Puffer. Bis zur Frist tragen sich die Mitglieder ein.
  3. Größen einsammeln. Jedes Mitglied trägt Artikel, Größe und Menge selbst ein. Eine Größentabelle des Herstellers oder ein Anprobe-Termin mit Mustern vermeidet spätere Umtausche.
  4. Mindestmenge prüfen. Reicht die Menge nicht, gibt es vier Wege: Frist verlängern, das Vereinslager mit zusätzlichen Teilen auffüllen, trotzdem bestellen, wenn der Hersteller das mit Aufschlag zulässt, oder die Runde absagen.
  5. Bestellen und Ware prüfen. Nach dem Wareneingang Menge und Größen gegen die Bestellung prüfen und die Teile verteilen.
  6. Abrechnen. Jedes Mitglied zahlt, was es bestellt hat. Am einfachsten per Lastschrift – dafür braucht es ein SEPA-Mandat und eine Vorabankündigung mit Betrag und Datum.

Das Vereinslager

Ein kleiner Bestand in gängigen Größen hilft bei Neumitgliedern, beim Größentausch und wenn die Mindestmenge knapp verfehlt wird. Damit das Lager nicht zur Kiste im Keller wird, sollte erfasst sein, was darin liegt und wer welches Teil bekommen hat.

Jahrgänge und Liga-Outfit

Verlangt eine Liga einheitliche Wettkampfkleidung, zählt oft der Jahrgang: Mit einem neuen Design ist der alte Trisuit nicht mehr zulässig. Halten Sie fest, wer welches Teil in welchem Jahrgang hat – dann sehen Sie vor der Saison, wer neu bestellen muss.

In Paceflow

  • Bestellrunde mit Hersteller, Artikelliste, Frist und Mindestmenge je Artikel; der Fortschritt zur Mindestmenge ist sichtbar.
  • Mitglieder tragen sich im Portal selbst ein – Artikel, Größe, Menge.
  • Mindestmenge nicht erreicht? Frist verlängern, Lager auffüllen, „Trotzdem bestellen“ oder „Absagen“.
  • Wareneingang bucht die Teile in den Bestand der Mitglieder und ins Vereinslager.
  • Abrechnung: Paceflow legt für die gelieferte Bestellung einen eigenen Abrechnungslauf mit dem Betrag je Mitglied an – mit Vorabankündigung und SEPA-Datei wie beim Beitragseinzug. Teile ohne Preis werden nicht mit 0 € abgerechnet, sondern gemeldet.
  • Kleiderschrank: Wer welches Teil in welchem Jahrgang hat; Mitglieder fragen Teile aus dem Vereinslager im Portal an. Startvoraussetzungen können ein Outfit ab einem Jahrgang verlangen – mehr für Triathlonvereine.

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