Stand: Juni 2026
Allgemeine Geschäftsbedingungen der Piouswood Solution (Inhaber: Marco Frommholz, Einzelunternehmen) für die Nutzung der SaaS-Lösung „Paceflow".
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen Marco Frommholz, handelnd unter „Piouswood Solution", Eilbeker Weg 190, 22089 Hamburg (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der cloudbasierten Softwarelösung „Paceflow" als Software-as-a-Service (SaaS).
(2) Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB sowie juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.
(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
(4) Der Anbieter stellt diese AGB dem Kunden vor Vertragsschluss in einer Form zur Verfügung, die ihm eine Speicherung und Wiedergabe ermöglicht.
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die cloudbasierte Vereinsverwaltungssoftware „Paceflow" zur Nutzung über das Internet bereit. Der Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif (Starter, Professional oder Enterprise), der in der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung (Anlage 1) im Einzelnen beschrieben ist.
(2) Die Software umfasst je nach Tarif insbesondere folgende Funktionen: Mitgliederverwaltung, Event- und Aufgabenmanagement, Finanzverwaltung, Dokumentenverwaltung und Kommunikationsfunktionen. Der genaue Funktionsumfang je Tarif ergibt sich aus Anlage 1.
(3) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software in der jeweils aktuellen Version. Die Leistungspflicht des Anbieters beginnt am Routerausgang des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums.
(4) Für die Nutzung der Software müssen die sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) ergebenden Systemvoraussetzungen beim Kunden erfüllt sein. Der Kunde trägt hierfür selbst die Verantwortung.
(5) Updates und Upgrades der Software werden dem Kunden im Rahmen des gewählten Tarifs ohne gesonderte Vergütung bereitgestellt, soweit sie der Aufrechterhaltung der vertragsgemäßen Funktionalität dienen. Funktionserweiterungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, können gesondert berechnet werden; der Anbieter wird den Kunden hierüber rechtzeitig informieren.
(1) Der Zugang zur Software setzt eine Registrierung des Kunden voraus. Der Kunde hat bei der Registrierung vollständige und zutreffende Angaben zu machen und diese aktuell zu halten.
(2) Der Anbieter stellt dem Kunden nach Vertragsschluss Zugangsdaten zur Verfügung. Der Kunde hat die ihm zur Verfügung gestellten Zugangsdaten geheim zu halten und dafür zu sorgen, dass etwaige Mitarbeiter, denen Zugangsdaten zur Verfügung gestellt werden, dies ebenfalls tun. Die Leistung des Anbieters darf Dritten nicht zur Verfügung gestellt werden, soweit das nicht von den Parteien ausdrücklich vereinbart wurde.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn Anhaltspunkte dafür bestehen, dass Zugangsdaten unbefugten Dritten bekannt geworden sind.
(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht ein, die Benutzeroberfläche der Software zur Anzeige auf dem Bildschirm in den Arbeitsspeicher der vertragsgemäß hierfür verwendeten Endgeräte zu laden und die dabei entstehenden Vervielfältigungen vorzunehmen. Die Nutzung ist auf die vertraglich vereinbarte Anzahl von Benutzern und Vereinen beschränkt.
(2) Der Kunde darf die Software nicht vervielfältigen, dekompilieren, disassemblieren oder anderweitig zurückentwickeln, soweit dies nicht durch zwingende gesetzliche Vorschriften, insbesondere § 69e UrhG zur Herstellung der Interoperabilität, gestattet ist.
(3) Eine Unterlizenzierung an Dritte ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters nicht gestattet.
(4) Alle Daten, die der Kunde im Rahmen der Nutzung der Software eingibt oder erzeugt, verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erwirbt hieran keine eigenen Rechte, insbesondere keine Datenbankrechte im Sinne der §§ 87a, 87b UrhG. Etwaige durch die Nutzung entstehende Datenbanken oder Datenbankwerke stehen ausschließlich dem Kunden zu.
(5) Soweit der Kunde dem Anbieter geschützte Inhalte überlässt (z. B. Grafiken, Marken und sonstige urheber- oder markenrechtlich geschützte Inhalte), räumt er dem Anbieter die für die Durchführung der vertraglichen Vereinbarung erforderlichen Rechte ein. Der Kunde versichert in diesem Zusammenhang, dass er alle erforderlichen Rechte an überlassenen Kundenmaterialien besitzt, um dem Anbieter die entsprechenden Rechte einzuräumen.
(6) Insolvenz und Datenkontinuität: Im Falle der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Anbieters bleibt der Anspruch des Kunden auf Datenexport gemäß § 13 Abs. 4 unberührt. Der Anbieter wird den Kunden im Falle drohender dauerhafter Zahlungsunfähigkeit rechtzeitig informieren, um eine geordnete Datenmigration zu ermöglichen. Eine Quellcode-Hinterlegung (Software-Escrow) bei einem unabhängigen Treuhänder ist nicht Bestandteil dieser AGB; sie kann auf gesonderten schriftlichen Wunsch des Kunden individuell vereinbart werden.
(1) Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99,5 % im Jahresmittel (bezogen auf 24 Stunden täglich, 7 Tage wöchentlich). Die Verfügbarkeit wird am Übergabepunkt gemäß § 2 Abs. 3 gemessen.
(2) Von der Verfügbarkeitsgarantie ausgenommen sind:
(3) Reaktions- und Wiederherstellungszeiten bei Störungen:
| Störungsklasse | Definition | Reaktionszeit | Wiederherstellungsziel |
|---|---|---|---|
| Kritisch (P1) | Totalausfall, keine Nutzung möglich | 4 Stunden (Bürozeit) | 1 Werktag |
| Hoch (P2) | Wesentliche Funktion beeinträchtigt | 1 Werktag | 3 Werktage |
| Mittel (P3) | Einzelne Funktion eingeschränkt | 2 Werktage | 5 Werktage |
| Niedrig (P4) | Kosmetische Fehler, Workaround möglich | 3 Werktage | Nach Planung |
Bürozeit bezeichnet Montag bis Freitag, 9:00–17:00 Uhr (außer gesetzliche Feiertage in Hamburg).
(4) Unterschreitet die tatsächliche Verfügbarkeit im Kalendermonat den vereinbarten Wert, erhält der Kunde folgende Gutschriften auf die monatliche Vergütung:
| Verfügbarkeit | Gutschrift |
|---|---|
| 99,0 % – < 99,5 % | 10 % der Monatsvergütung |
| 95,0 % – < 99,0 % | 25 % der Monatsvergütung |
| < 95,0 % | 50 % der Monatsvergütung |
Gutschriften werden mit der nächsten Rechnung verrechnet. Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
(5) Störungen sind vom Kunden unverzüglich über die in § 6 genannten Supportkanäle zu melden. Meldet der Kunde einen Supportfall, hat er eine möglichst detaillierte Beschreibung der jeweiligen Funktionsstörung zu liefern, um eine möglichst effiziente Fehlerbeseitigung zu ermöglichen.
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden Support für die vertragsgemäße Nutzung der Software zur Verfügung. Ein Supportfall liegt vor, wenn die Software die vertragsgemäßen Funktionen gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) nicht erfüllt.
(2) Support wird über folgende Kanäle angeboten:
(3) Supportzeiten: Montag bis Freitag, 9:00–17:00 Uhr (außer gesetzliche Feiertage in Hamburg).
(4) Der Anbieter ist berechtigt, Support-Anfragen, die nicht die vertragsgemäße Nutzung der Software betreffen (z. B. allgemeine IT-Beratung), gesondert zu berechnen.
(1) Der Kunde wird den Anbieter bei der Erbringung der vertraglichen Leistungen in angemessenem Umfang unterstützen, insbesondere erforderliche Informationen rechtzeitig bereitstellen und Ansprechpartner benennen.
(2) Der Kunde ist verpflichtet, Störungen unverzüglich und mit möglichst präziser Fehlerbeschreibung zu melden.
(3) Der Kunde ist für sämtliche von ihm oder seinen Nutzern verwendeten Inhalte und verarbeiteten Daten sowie die hierfür etwa erforderlichen Rechtspositionen allein verantwortlich. Der Kunde verpflichtet sich gegenüber dem Anbieter, keine strafbaren oder sonst absolut oder im Verhältnis zu einzelnen Dritten rechtswidrigen Inhalte und Daten einzustellen und keine Viren oder sonstige Schadsoftware enthaltenden Programme im Zusammenhang mit der Software zu nutzen. Insbesondere verpflichtet er sich, die Software nicht zum Angebot rechtswidriger Dienstleistungen oder Waren zu nutzen.
(4) Der Kunde ist im Hinblick auf personenbezogene Daten von sich und seinen Nutzern Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO und hat daher stets zu prüfen, ob die Verarbeitung solcher Daten über die Nutzung der Software von entsprechenden Erlaubnistatbeständen getragen ist.
(5) Der Kunde ist verpflichtet, die Systemvoraussetzungen gemäß Anlage 1 auf eigene Kosten zu erfüllen und aufrechtzuerhalten.
(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (DS-GVO) und des BDSG.
(2) Soweit der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Datenverarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DS-GVO (Anlage 2 / separate AVV). Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden nur nach dessen dokumentierter Weisung.
(3) Alle Kundendaten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert. Der Einsatz von Subauftragsverarbeitern ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Kunden zulässig; eine Liste der aktuell eingesetzten Subauftragsverarbeiter ist in der AVV (Anlage 2) enthalten und wird bei Änderungen aktualisiert.
(4) Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DS-GVO zum Schutz der Kundendaten. Die konkret implementierten TOMs sind in Anlage 2 (Auftragsverarbeitungsvertrag) beschrieben.
(5) Der Anbieter erstellt Datensicherungen (Backups) der Kundendaten nach folgendem Rhythmus:
(6) Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 12 DS-GVO) benachrichtigt der Anbieter den Kunden unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls, um dem Kunden die Erfüllung seiner Meldepflichten nach Art. 33, 34 DS-GVO zu ermöglichen.
(7) Der Anbieter ist berechtigt, Kundendaten ausschließlich in anonymisierter und aggregierter Form für die Weiterentwicklung und Verbesserung der Software zu verwenden. Die Anonymisierung erfolgt auf Weisung des Kunden im Rahmen des Auftragsverhältnisses.
(1) Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Tarif und der vereinbarten Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich) gemäß der jeweils aktuellen Preisliste (Anlage 3 / Seite „Preise"). Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG; es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen oder berechnet.
(2) Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift oder Überweisung. Rechnungen werden in elektronischer Form (PDF per E-Mail) übermittelt; der Kunde erklärt sich mit der elektronischen Rechnungsstellung einverstanden. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig.
(3) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software nach vorheriger Mahnung mit einer Nachfrist von mindestens 14 Tagen zu sperren. Die Pflicht des Kunden zur Zahlung der vereinbarten Vergütung bleibt während der Sperrung bestehen. Weitergehende gesetzliche Rechte des Anbieters bleiben unberührt.
(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Vergütung mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 3 Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums anzupassen, wenn sich der Verbraucherpreisindex (VPI) des Statistischen Bundesamts seit dem letzten Vertragsschluss oder der letzten Preisanpassung um mehr als 5 % verändert hat. Die Anpassung darf den prozentualen Anstieg des VPI nicht übersteigen. Im Falle einer Preiserhöhung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preiserhöhung zu.
(5) Bei Überschreitung der vertraglich vereinbarten Nutzergrenzen ist der Anbieter berechtigt, die Differenz zum nächsthöheren Tarif nachzuberechnen. Der Anbieter wird den Kunden hierüber vorab informieren.
Es gelten grundsätzlich die gesetzlichen Regelungen zur Gewährleistung in Mietverträgen. Die §§ 536b BGB (Kenntnis des Mieters vom Mangel bei Vertragsschluss oder Annahme), 536c BGB (Während der Mietzeit auftretende Mängel; Mängelanzeige durch den Mieter) finden Anwendung. Die Anwendung des § 536a Abs. 2 BGB (Selbstbeseitigungsrecht des Mieters) ist jedoch ausgeschlossen. Ausgeschlossen ist auch die Anwendung von § 536a Abs. 1 BGB (Schadensersatzpflicht des Vermieters), soweit die Norm eine verschuldensunabhängige Haftung vorsieht.
Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach Entdeckung schriftlich anzuzeigen und dabei eine möglichst detaillierte Fehlerbeschreibung beizufügen.
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.
(2) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (d. h. solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf), begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
(3) Die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist der Höhe nach begrenzt auf den Betrag der vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis gezahlten Vergütung, maximal jedoch auf 10.000 EUR je Schadensfall.
(4) Resultieren Schäden des Kunden aus dem Verlust von Daten, so ist die Haftung des Anbieters auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt. Diese Beschränkung gilt nicht, soweit der Datenverlust auf einer Verletzung der dem Anbieter nach § 8 Abs. 5 obliegenden Backup-Pflichten beruht.
(5) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
(6) Eine Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie nach sonstigen zwingenden gesetzlichen Vorschriften bleibt unberührt.
(1) Der Kunde verpflichtet sich, den Anbieter von jeder Haftung und jeglichen Kosten, einschließlich möglicher und tatsächlicher Kosten eines gerichtlichen Verfahrens, freizustellen, falls der Anbieter von Dritten, auch von Mitarbeitern des Kunden persönlich, infolge von behaupteten Handlungen oder Unterlassungen des Kunden in Anspruch genommen wird. Der Anbieter wird den Kunden über die Inanspruchnahme unterrichten und ihm, soweit dies rechtlich möglich ist, Gelegenheit zur Abwehr des geltend gemachten Anspruchs geben. Gleichzeitig wird der Kunde dem Anbieter unverzüglich alle ihm verfügbaren Informationen über den Sachverhalt, der Gegenstand der Inanspruchnahme ist, vollständig mitteilen.
(2) Weitergehende Schadensersatzansprüche des Anbieters bleiben unberührt.
(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Bei monatlicher Abrechnung kann der Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden. Bei jährlicher Abrechnung beträgt die Kündigungsfrist drei Monate zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres.
(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:
(3) Jede Kündigung bedarf der Textform (§ 126b BGB).
(4) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden seine Daten für einen Zeitraum von 60 Tagen in den Formaten CSV, JSON und XML zum Export zur Verfügung. Empfehlenswert ist es daher, eine Klausel in die AGB aufzunehmen, in der die Herausgabe der Daten nach dem Vertragsende geregelt wird.
(5) Nach Beendigung des Vertrags hat der Anbieter sämtliche vom Kunden überlassenen und sich noch im Besitz des Anbieters befindlichen Unterlagen sowie Datenträger, die im Zusammenhang mit dem vorliegenden Vertrag stehen, an den Kunden zurückzugeben und die beim Anbieter gespeicherten Daten zu löschen, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder -rechte bestehen. Nach Ablauf der 60-tägigen Übergangsfrist werden die Daten unwiderruflich gelöscht. Der Anbieter bestätigt die vollständige Löschung auf Anfrage schriftlich.
(1) Die Parteien sind verpflichtet, alle ihnen im Zusammenhang mit diesem Vertrag bekannt gewordenen oder bekannt werdenden Informationen über die jeweils andere Partei, die als vertraulich gekennzeichnet werden oder anhand sonstiger Umstände als Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse erkennbar sind, dauerhaft geheim zu halten, nicht an Dritte weiterzugeben, aufzuzeichnen oder in anderer Weise zu verwerten, sofern die jeweils andere Partei der Offenlegung oder Verwendung nicht ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat oder die Informationen aufgrund Gesetzes, Gerichtsentscheidung oder einer Verwaltungsentscheidung offengelegt werden müssen.
(2) Die Informationen sind dann keine vertraulichen Informationen im Sinne dieser Ziffer, wenn sie der anderen Partei bereits zuvor bekannt waren, ohne dass die Informationen einer Vertraulichkeitsverpflichtung unterlegen hätten, allgemein bekannt sind oder ohne Verletzung der übernommenen Vertraulichkeitsverpflichtungen bekannt werden, oder der anderen Partei ohne Verletzung einer Vertraulichkeitsverpflichtung von einem Dritten offenbart werden.
(3) Die Verpflichtungen nach dieser Ziffer überdauern das Ende dieser Vereinbarung. Die Nachwirkungsfrist beträgt 5 Jahre nach Vertragsende.
Die Abtretung der Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters zulässig. Der Anbieter ist berechtigt, Dritte mit der Erfüllung der Pflichten aus diesem Vertrag zu betrauen. Im Falle einer Übertragung des Vertrags auf einen Dritten durch den Anbieter steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt der Übertragung zu, sofern der Dritte keine gleichwertige Leistung gewährleistet.
(1) Anwendbares Recht: Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Gerichtsstand: Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, Hamburg.
(3) AGB-Änderungen: Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 6 Wochen zu ändern. Die Änderungen werden dem Kunden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als vereinbart; auf diese Genehmigungswirkung wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hinweisen. Im Falle des Widerspruchs steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu. Änderungen wesentlicher Hauptleistungspflichten bedürfen stets einer ausdrücklichen Zustimmung des Kunden.
(4) Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
(5) Schriftform: Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie Nebenabreden bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Mündliche Individualabreden haben Vorrang vor diesen AGB.
Hamburg, Juni 2026 — Piouswood Solution (Marco Frommholz, Einzelunternehmen)